Vũ Thị Phương Thanh - HCQT

Tháng 8/2014 vừa qua, Sở Y tế Quảng Nam đã tổ chức triển khai chương trình phần mềm “Văn phòng điện tử” cho các đơn vị trực thuộc Sở. Phần mềm này rất tiện ích cho việc xử lý công văn đến, công văn đi trong và ngoài đơn vị. Nó giúp cho lãnh đạo, văn thư và các bộ phận liên quan thực hiện quy trình xử lý công văn một cách thông minh, nhanh chóng và hiệu quả.

I - Phân loại công văn:

Có hai loại công văn :

- Công văn của các đơn vị ngoài ngành chuyển, gọi là công văn giấy;

- Công văn của các đơn vị trong ngành chuyển, gọi là công văn điện tử.

II - Quy trình xử lý công văn:                              

Theo đó, khi nhận được công văn giấy (ngoài ngành chuyển đến), văn thư sẽ quét vào máy tính thành file PDF, tạo công văn mới và chuyển lãnh đạo duyệt. Đối với công văn điện tử, sau khi văn thư nhận được trên hệ thống, văn thư chỉ cần chuyển lãnh đạo duyệt.

Chỉ cần đường truyền internet và sử dụng máy tính, lãnh đạo có thể duyệt ở bất cứ nơi nào, đối với văn thư cũng vậy. Sau khi lãnh đạo phê duyệt công văn và bấm nút “duyệt” thì văn bản tự động sẽ được chuyển lại cho văn thư. Căn cứ vào nội dung đã được duyệt mà văn thư chọn phòng, ban, cơ quan, cá nhân để chuyển. Các bộ phận, cá nhân được chuyển đến sẽ mở tài khoản của mình (đã được tạo sẵn) để xem công văn và thực hiện công việc của mình.

Ngoài ra,hệ thống phần mềm này cũng giúp phòng Tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ cán bộ viên chức toàn bệnh viện và xuất báo cáo thống kê.