CN Phạm Thị Sang - Bs Dương Chí Lực

Trước tiên chúng ta cần hiểu rõ: Quy trình là gì? Sự cần thiết phải tuân thủ quy trình trong các hoạt động nói chung, trong công tác chuyên môn tại Bệnh viện nói riêng?

Thuật ngữ trong hệ thống quản lý chất lượng của Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO có đề cập đến “Quy trình” (Procedure): Đây là một phương pháp cụ thể để thực hiện một hoặc nhiều các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra.

Một hoạt động nào diễn ra cũng đứng trước nhiều phương pháp tiến hành, có phương pháp được thống nhất cao, tuy nhiên cũng có những phương pháp chưa nhận được sự đồng thuận của các thành viên liên quan đến kiến thức, kinh nghiệm, thói quen, sở trường, thậm chí là … tính cách. Điều này thật bất lợi đối với trường hợp làm việc theo nhóm, theo dây chuyền, bởi vì quá trình thực hiện sẽ gặp rất nhiều bất đồng, rắc rối, có thể sẽ không tạo nên kết quả đầu ra, hoặc nếu có thì có thể sẽ không như mong đợi.

Mặt khác, là con người không phải ai cũng luôn luôn trong trạng thái hoạt động với 100% năng lượng của mình, giống như một cỗ máy khi hoạt động kéo dài sẽ gặp các sự cố về máy, pin chạy lâu sẽ bị yếu đi, con người khi làm việc kéo dài đến lúc sẽ mệt mỏi, có lúc sẽ căng thẳng, stress với nhiều nguyên do khác nhau … khi đó con người có thể sẽ “quên” hay “nhầm lẫn”, điều này thật nguy hiểm đối với những công việc đòi hỏi tính chính xác cao, tính phối hợp tốt và đối diện nhiều rủi ro như trong ngành y, ngành hàng không .v.v…

Như vậy, các quy trình luôn được thiết lập trong các cơ quan đơn vị, được thể hiện và ban hành bằng văn bản nhằm thực hiện và kiểm soát các quá trình của công việc, để công việc mang lại nhiều hiệu quả hơn, ít xảy ra sai sót cũng như hạn chế các sự cố ngoài ý muốn.

Như chúng ta đều biết, sự cố y khoa luôn rình rập đe dọa đến sức khỏe, tính mạng của người bệnh, ảnh hưởng đến uy tín của Bệnh viện, gây mất niềm tin trong nhân dân và tạo nên nỗi lo cho những người thầy thuốc.

Sự cố y khoa đang có xu hướng tăng dần trong thời gian gần đây, và được cảnh báo sẽ còn diễn biến phức tạp trong thời gian tới. Có những sự cố có thể sửa chữa được, có hoặc không có hậu quả để lại, nhưng cũng có những sự cố không thể sửa chữa được … và đó là một trong những trăn trở của ngành Y.

Vì thế việc tuân thủ các quy trình y khoa trở nên vô cùng cần thiết và cấp bách nhằm hạn chế sai sót hay các sự cố y khoa, từ đó nâng cao chất lượng chuyên môn, hướng đến sự hài lòng của người bệnh. Bên cạnh đó, quy trình còn thể hiện thước đo đánh giá chất lượng của cơ sở y tế, là cơ sở để kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công việc cũng như là bằng chứng để bảo vệ người thầy thuốc tránh bị “oan” khi xảy ra các sự cố ngoài ý muốn.

Thật khó lột tả hết các lợi ích có được khi tuân thủ đúng quy trình, cái lợi ích trước mắt, rõ ràng nhất là nó giúp cho các thành viên tham gia công việc có được tiếng nói chung, tạo sự đồng thuận, phối hợp ăn ý, lắp ráp hoàn chỉnh và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

Quy trình còn giúp chúng ta bình tĩnh hơn nhiều khi xảy ra các tai biến, hoặc các sự cố y khoa, bởi vì nó sẽ giúp cho chúng ta biết cách phải xử trí theo trình tự thế nào, để nhanh chóng khắc phục hậu quả, hoặc ít ra thì cũng không làm trầm trọng thêm vấn đề.

Trong thời gian gần đây, có một câu khá quen thuộc mà tất cả chúng ta đều được biết trên các phương tiện truyền thông đại chúng, đó là câu : “đúng quy trình”, người viết xin phép được đi ra ngoài lề một chút: nào là “bổ nhiệm đúng quy trình”, “xả lũ đúng quy trình” .v.v… nói tóm lại là “thực hiện đúng theo quy trình”. Tuy nhiên, vấn đề “đúng quy trình” đó đã để lại các ý kiến trái chiều, hoặc để lại các hậu quả (lũ lụt) gây xôn xao dư luận. Người viết tin rằng, việc thực hiện “đúng quy trình” là hoàn toàn sự thật, minh bạch, các đợt thanh tra đã nói lên điều đó.

Cũng như vậy, trong bệnh viện đã có những công việc mà người thực hiện đã tuân thủ hoàn toàn “đúng quy trình” mà hiệu quả không cao, hoặc sự cố vẫn xảy ra.

Với hai dẫn chứng trên, người viết muốn nói đến một vấn đề lớn hơn, đó là chất lượng của các quy trình, hoặc là đang tồn tại các rào cản trong quá trình thực hiện.

Điều đó có thể là:

- Nội dung của quy trình không còn phù hợp với yêu cầu ngày càng cao trong giai đoạn mới, nhiều kiến thức mới, nhiều quan điểm mới, nhiều kỹ thuật mới, nhiều phương tiện mới, nhiều bộ phận mới, cơ sở mới  và nhiều chính sách mới.

- Người thực hiện các quy trình: tuy rằng đảm bảo đúng theo quy trình, nhưng chưa đi vào chiều sâu, nặng tính hình thức, máy móc, rập khuôn, qua loa lấy lệ, thực hiện miễn cưỡng, đặc biệt là ở khâu tư vấn cho người bệnh. Bởi lẽ, Quy trình  được ví như thể hiện một khúc nhạc: hát đúng thì đa số ai cũng hát đúng, nhưng hát làm sao để đi vào lòng người thì đó lại là một vấn đề hoàn toàn khác.

- Mặt khác, nhiều đơn vị quá đặt nặng vấn đề “hội ý” hay “hội chẩn” mà chưa thật sự đề cao tầm quan trọng của các quy trình, từ đó dẫn đến hiệu quả của việc thực hiện các quy trình chưa cao, bởi lẽ thành phần tham gia “hội chẩn” hay “hội ý” không phải lúc nào cũng ổn định.

Nói tóm lại, “Quy trình” là khái niệm được dùng để chỉ các cách thức cụ thể để  thực hiện một công việc. Nói đến “quy trình” là nói đến trình tự của các hoạt động, phương pháp, trách nhiệm, quyền hạn, năng lực, thời gian, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị cần thiết, tiêu chuẩn vận hành, hoạt động kiểm soát và ghi chép báo cáo.

Quy trình phải được tuân thủ một cách đầy đủ với tinh thần trách nhiệm cao và phải thường xuyên phản hồi để có sự cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn. 

Người viết hy vọng bài viết này giúp tất cả chúng ta hiểu thêm những điều căn bản về vai trò của Quy trình trong thực hiện công việc. Trong thời gian tới, khi quy mô của bệnh viện ngày càng được mở rộng, chất lượng ngày càng được nâng cao thì Quy trình càng được phát huy được các giá trị của nó.